Marco normativo

-Código de Comercio Ley N° 817.

-Art.54 “Todo comerciante está obligado a tener libros de registro de su contabilidad y de su correspondencia mercantil. El número y forma de esos libros queda enteramente al arbitrio del comerciante, con tal que sea regular y lleve los libros que la ley señala como indispensables.”

-Art.55 Los libros que los comerciantes deben tener indispensablemente, son los siguientes:

1. El libro diario.

2. El de inventarios.

3. El copiador de cartas.

-Ley 18.600 de 21 de setiembre de 2009. Reguló la admisibilidad, validez y eficacia del uso de documentos electrónicos o digitales y la firma electrónica avanzada incorporada en ellos.

-Decreto 384/019 del 13 de diciembre de 2019. El Poder Ejecutivo autorizó el empleo de documentos electrónicos o digitales intervenidos por una firma electrónica avanzada como medio de reemplazo de los Libros Diario e Inventario físicos.

-Decreto 166/022 del 30 del mayo de 2022. El cual es aplicable a las entidades que poseen una moneda funcional diferente a la moneda nacional, estableció que deben mantener los libros contables en ambas monedas a partir de los ejercicios económicos iniciados desde la fecha en que la Dirección General de Registro (D.G.R) establezca las herramientas tecnológicas que permitan la intervención de los documentos electrónicos o digitales. Pudiendo ser presentados en un único cuerpo o cuerpos separados.

Si bien hasta el momento las entidades podían tener su contabilidad e inventario en libros físicos, hojas móviles pre o post numeradas correlativamente o fichas microfilmadas que contendrán las hojas móviles, el 24 de febrero de este año el MEC presentó cómo se iba a dar la implementación del sistema a través de documentos electrónicos de Libros Diario e Inventario con firma digital avanzada que entró en vigencia desde el 6 de marzo de 2023.

Procedimiento y etapas a seguir:

Los libros deben ser enviados en formato pdf manteniendo iguales criterios que los aplicados para la impresión y encuadernación de libros o microfichas, con firma digital avanzada del representante de la organización el cual debe contar con usuario de E-libros.

1.- El representante tendrá que crearse un usuario en la web de la Dirección General de Registros, luego deberá enviar un mail a enviolibros@dgr.gub.uy con identificación de Nombre, CI y organización a la que representa para obtener la habilitación.

2.- Ingreso remoto del trámite, con indicación de libros cuya rúbrica se solicita.

3.- Se asignará de forma automática el número de trámite, recibiendo el usuario un mail en la casilla de correo proporcionada.

4.- Presentación en ventanilla de la DGR para la emisión del boleto de pago correspondiente al trámite en cuestión.

5-. Intervención registral. Pudiendo dar lugar a observaciones. Las observaciones al trámite se deben realizar a través del servicio “E-Libros”.

6.- Descarga de Constancia de Inscripción Digital, de no surgir observaciones.

7.- Una vez que se complete el trámite se podrá descargar el Libro intervenido en un plazo de 45 días contados a partir de su registro.

Ventajas

• Disminuye costos operativos, de almacenamiento, conservación para el usuario.
• Se puede dar seguimiento mediante el usuario de E-Libros del proceso de intervención de libros en todas sus etapas.
• Se incorpora constancia de inscripción.
• Mejora la eficacia probatoria y demás efectos legales de la teneduría regular de libros.
• E-Libros permite que la sociedad tenga acceso a la información histórica de los Libros Diario e Inventario que ha registrado

Costos:

• Se mantiene el mismo criterio de pago de Tasas registrales, de timbres profesionales que se aplican actualmente.
• El trámite se califica en función de la cantidad de folios que tiene el archivo.

Por consultas o aclaraciones no dude en contactarse con nuestro equipo.